Jak nie organizować eventów… [Szczera Analiza]

Jak zorganizować dobry event? Pytanie wydaje się brzmieć trywialnie. Trochę pracy z internetem, kilka telefonów i mamy…  Ale niech tylko ktoś mniej doświadczony spróbuje zabrać się za takie zadanie. Natychmiast zderzy się z ogromną ilością szczegółów, o które trzeba zadbać, a o których wcześniej nawet nie pomyślał. Taki ktoś zapewne w ogóle o owych szczegółach nie pomyśli, a event poniesie spektakularną klapę. Dlatego właśnie wynajmowane są do tego wyspecjalizowane firmy eventowe. Z tego także powodu postanowiliśmy zastanowić się jak nie organizować eventów…

Event firmowy? Jakoś wyjdzie…

Pewnym problemem firm eventowych jest to, że z punktu widzenia osób zlecających, dobrze zorganizowany event płynie sobie zgodnie z planem, zgrabnie, bez napięć, ot tak po prostu i pojawia się myśl, że to jest łatwe… Ale na to „po prostu” trzeba zapracować i tej świadomości często brakuje.

Problemy piętrzą się od samego początku. Zapytania ofertowe konstruowane są niejednokrotnie bezrefleksyjnie, tak jakby dotyczyły wystrugania klocka z drewna. Zapytania te jednak dotyczą złożonego przedsięwzięcia, angażującego wiele osób i środków, zwykle za niemałe kwoty. Temat nie jest poddawany dyskusji, nie poświęca się czasu na wypracowanie rozwiązań. Co więcej – zlecający często nie chce podać budżetu imprezy, obawiając się… no właśnie – czego?

Zapytania bez-ofertowe

Ostatnio pewna duża firma oznajmiła nam, że nie poda planowanego budżetu, gdyż „czym byłby konkurs ofert, jeśli uczestnicy konkursu znaliby budżet” (sic!)

Na miłość boską – to przecież nie był konkurs na wykonanie 10 tysięcy identycznych patyczków do szaszłyków według wzoru, gdzie głównym kryterium wyboru może być cena. 

Na potrzebę w zapytaniu ofertowym, można przecież odpowiedzieć na mnóstwo sposobów, konstruując scenariusze warte od 10 tysięcy do miliona złotych – i to bez żadnej przesady!

Samo zaangażowanie gwiazdy muzyki, kontra zespołu grającego covery na weselach, to różnica 40-50 tysięcy złotych, więc takie sprawy po prostu należy otwarcie przedyskutować, głównie po to, aby event spełniał oczekiwania klienta.

Praktyka niestety często nie jest łaskawa dla firm eventowych, a brak analitycznej i racjonalnej współpracy ze strony osób odpowiedzialnych za tego typu zadania w firmach nie ułatwia zadania.

Czego więc chcielibyśmy móc oczekiwać od osób zlecających?

Dobrze skonstruowane zapytanie ofertowe

Po pierwsze dobrze by było móc liczyć na rozsądnie skonstruowane zapytanie ofertowe, uwzględniające potrzeby, określające priorytety i ramy budżetowe.

Jeśli pojawił się już pomysł, który wydaje się dobry, można podać go jako punkt wyjścia, a potem, drogi zleceniodawco,  wybierać z ofert, które najlepiej realizują dany temat.

Może łatwiej, prawda?

Porównywanie kompletnie nie dających się zestawić ze sobą pomysłów, z których, wszystkie będą na swój sposób świetne, ale będą różnić się po prostu wszystkim, jest bezcelowe.

Przedyskutowanie propozycji

Zdrowa dyskusja w możliwie jak największym gronie ze strony zleceniodawcy może pomóc rozwiać wątpliwości i wypracować nowe rozwiązania. 

Brak kontaktu i dyskusji zmusza wykonawcę do podejmowania samodzielnych decyzji w kwestiach, które są pozornie mało istotne, a potem rzutują na percepcję jakości eventu – np. kolor oświetlenia. Wystarczy przecież kilka minut dyskusji…  Te kilka minut poświęcone szczegółom, niejednokrotnie wpływa potem na ocenę wydarzenia oraz wizerunek zarówno klienta jak i organizatora.

Taka dyskusja rozwiewa wątpliwości, obrazuje pomysły, eliminuje nieporozumienia, także obnaży braki i błędy koncepcyjne.

Słowo klucz – współpraca

Aktywna współpraca na całym etapie od wyłonienia wykonawcy do realizacji, poprzez oddelegowanie do tego osób z ramienia firmy, które naprawdę będą zaangażowane i dostępne dla wykonawcy zlecenia.

Tyle dobrych rad dla zleceniodawcy.Teraz pałeczka po stronie wykonawcy.

Pomysły, pomysły, pomy… wystarczy

Nie tylko błyskotliwe i robiące wrażenie w prezentacji.

Często oferty są propozycjami do których jak do worka, powrzucano mnóstwo atrakcji.

Ale nie chodzi tu przecież o to, aby było ich jak najwięcej, ale aby dały się one połączyć w dobrze funkcjonującą całość, przebiegającą płynnie, sprawnie, skutecznie…

Wyobraźnia poparta doświadczeniem

Niezwykle ważna jest tu umiejętność – wynikająca z doświadczenia i niezbędnej wrażliwości – wyobrażenia sobie całości, i szczegółowego zaplanowania krok po kroku, wszystkich etapów i elementów wydarzenia.

Zaczynając od występu gwiazdy, poprzez pozostałe elementy scenariusza, oprawę, menu i sposób podania dań, wystrój stołów, branding, sposób rejestracji i oznaczenia gości, aż po dostęp do toalet, ochronę, serwis sprzątający, ubezpieczenia imprezy i gości, zabezpieczenia prawne.

Potrzebny jest także wreszcie plan B na wypadek wszelkich problemów, które przecież zawsze mogą się zdarzyć.

Wariantowo, dokładnie, co do minuty… Dużo tego.

Dużo więcej niż się wydaje…

Jakoś wychodzi…  ale nie samo

Im bowiem lepiej zorganizowany event, tym mniej widać w nim potem wysiłku.

Jeśli wszystko dzieje się „tak po prostu dobrze” – oznacza to, że praca koncepcyjna została wykonana profesjonalnie i właśnie ta łatwość realizacji świadczy na ogół o tym, jak wiele pracy włożono w przygotowanie wydarzenia.

A Ty – drogi przedstawicielu zleceniodawcy, – pytaj, sugeruj, oceniaj, odbieraj telefony, odpowiadaj na maile… Współpracuj!

Czuj się odpowiedzialny.

My na pewno będziemy odpowiedzialni. Od początku do końca.

Wtedy razem zorganizujemy świetny event. Ty dostaniesz kwiaty od szefa, a my może kolejne zlecenie od Was, przy kolejnej okazji.

Z tego żyjemy. 

Życzymy dobrej zabawy!